Своя CRM и Битрикс24: интеграция вместо переезда

«Пятый угол» – сеть квестов и площадок для мероприятий. Операционка компании годами живёт в собственной CRM: бронирование под конкретный формат бизнеса, расписание актёров и администраторов, касса, финансы. Система написана под процессы компании и делает ровно то, что нужно.

Чего в ней не было – продаж как отдельной дисциплины.

Задача

Запрос пришёл не от отдела продаж, а сверху, от собственников. Им нужна была воронка: стадии сделки, канбан, аналитика по менеджерам, работа с отказами. Управлять продажами по журналу броней невозможно – в нём видно только тех, кто уже купил.

Главный симптом был такой. Клиент звонил, спрашивал про свободные даты, а потом говорил «я подумаю» – и на этом просто исчезал. Он не бронировал даже предварительно, а значит, в системе его не существовало: журнал броней хранит тех, кто уже занял слот. Каждый такой звонок уходил в никуда вместе с деньгами.

Почему не переехали целиком

Вариант «перенести всё в Битрикс24 и забыть про свою CRM» рассматривали всерьёз и оценивали в полгода. Мы этот срок считаем нереальным: за своей системой стоят годы отраслевой логики – бронирование под специфику бизнеса, работа с персоналом, финансовый учёт. Такое не переносится за полгода, а переносится наполовину – и тогда компания получает две неполные системы вместо одной рабочей.

Поэтому пошли другим путём: оставили каждой системе то, в чём она сильна, и связали их по API. Полгода у нас в итоге тоже ушло – но на интеграцию вместе с внедрением, а не на попытку переписать в чужой системе то, что уже работает.

Что сделали

• Двусторонний обмен по REST API. Визиты, оплаты и статусы уходят из своей CRM в Битрикс24, сделки и стадии возвращаются обратно. Обе системы видят одну и ту же картину.
• Своя CRM встроена в карточку сделки. Менеджер не прыгает между вкладками: нужный экран бронирования открывается прямо внутри Битрикса, отдельным приложением.
• Сквозная авторизация. Один вход – и сотрудник уже в обеих системах, без второго логина и пароля на бумажке.
• Любое обращение стало лидом. Позвонил, написал, спросил про дату – уже лид, даже если бронировать человек не стал. Тот, кто ушёл думать, попадает в работу к менеджеру, а не в пустоту.
• Единое правило перехода: лид становится сделкой в момент денег. Пришла предоплата или полная оплата – лид закрывается как успешный и автоматически рождается сделка, дальше работа идёт уже в ней. Стадии двигаются по событиям из своей CRM, а не потому что менеджер вспомнил перетащить карточку.
• Причины отказов разложены по полкам. Несостоявшееся обращение закрывается не просто «отказ», а с причиной – отдельным полем с уточнением. Отказы разбираются категориями, а не поштучно.

Кто что делал

Проект вели в связке с подрядчиком по Битрикс24 – компанией «Первый Приятный Интегратор». Настройка самого портала была на них, интеграция и всё, что касается своей CRM, – на нас. Граница прошла ровно по API.

Это тот случай, когда двое подрядчиков не мешают друг другу, а наоборот: каждая сторона отвечает за свою систему целиком и не ждёт, пока другая «доделает». Стыковались по согласованному формату обмена, а не по переписке в чате.

Внедрение

Весь проект занял полгода и поделился ровно пополам. Первые три месяца – база: обмен, встроенное приложение, авторизация, стадии. Вторые три – внедрение, и параллельно с ним доработка по живым замечаниям: то, что в плане выглядит логично, на реальных сменах и реальных клиентах вскрывается иначе.

Менеджеры просили оставить их в привычной системе: там всё знакомо, а новый интерфейс – это лишние действия и риск ошибиться на глазах у руководства. Ломать через колено не стали: обучали, разбирали конкретные страхи, правили неудобные места по ходу.

Переломным был один организационный ход: модуль бронирования закрыли для прямого входа. Открыть его теперь можно только из карточки сделки в Битриксе. После этого переход завершился сам – не приказом, а потому что новый маршрут стал единственным и оказался удобным.

Результат

Связка работает с 2025 года. Цифры ниже – за последние 12 месяцев работы.

• 26 000 обращений прошло через воронку – каждое с источником, ответственным и историей.
• 15 000 из них дошли до оплаченного визита, это около 1 250 сделок в месяц.
• Визит с оплатой попадает в Битрикс24 сам. Ручного переноса нет вообще: пришли деньги – появилась сделка. За год ни одного сбоя обмена, из-за которого оплаченный визит остался бы только в своей системе.
• Спрос на 19,8 млн ₽ стал видимым. Столько стоят 3 900 обращений за год, которые не дошли до брони. Каждое сохранено с причиной отказа, хотя раньше такие звонки не оставляли следа вообще нигде.

Последний пункт и есть главный смысл проекта. Это не потерянные деньги и не обещанная прибыль – это спрос, который до интеграции просто не попадал ни в одну таблицу. С ним теперь можно работать: перезванивать, считать причины отказов, менять расписание и цены под то, чего людям не хватило.

Компания получила воронку продаж, не потеряв свою операционную систему: собственники видят стадии, аналитику по менеджерам и структуру отказов, менеджеры работают в одном окне, а клиент, который ушёл думать, остаётся в работе, а не в чьей-то памяти.

Серьёзных поломок при переходе не было, мелкие нюансы закрывали по ходу.

Стек

REST API · placement-приложения · вебхуки · PHP · MySQL